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Word实用技巧四则1

文章来源: 网易学院


1. 打印文章时自动更新文档中的日期

   笔者在使用 Word2003 撰写的一篇文章中,插入了当前的日期,而在打印这篇文章的时候,却要求打印出打印时的日期,这样一来,就需要在打印文章的时候再插入日期,这显然有点麻烦,能不能在打印文章的时候日期自动更新为当前日期呢?

方法有两种,如下:

   1 点击菜单栏中的 “ 插入 ”——“ 日期和时间 ” ,在 “ 日期和时间 ” 对话框中,选择好 “ 可用格式 ” ,然后选中 “ 自动更新 ” 复选框。

   2 点击菜单栏中的 “ 插入 ”——“ 域 ” ,在 “ 类别 ” 下选择 “ 日期和时间 ” ,在 “ 域名 ” 下选择 “Date” (日期),然后点击 “ 确定 ” 。

   以上两种方法都是把日期和时间作为 “ 域 ” 插入的,在打开和打印此文件的时候,日期和时间都会自动更新为当前日期和时间,而如何手动更新日期和时间呢?方法很简单,在日期和时间上点击右键,然后点击 “ 更新域 ” 即可,或者先选中此域,然后按下 F9 键也可以。

   如何快速查看此域的域代码呢?先选中此域,然后按下 Shift+F9 。

   而如果想把这个域转化为常规文本该如何操作呢?选中此域,然后按下 Crtl+Shift+F9 组合键。不过如果把域转为了常规文本的话,就无法再转化为域了。

2. 让 Word 自动检测文字格式不一致的问题

   在撰写一篇文章的时候,某些段落文字的字号和其它段落文字的字号由于疏忽出现了不一致的情况,而自己一项一项查看文字属性太繁琐了,其实 Word2003 中就提供了检查格式一致性的功能,启用此功能后,如果键入时格式有不一致的情况,蓝色波形下划线就会出现在格式不一致的文字下方,用来提示我们进行更改。

   方法是:点击主菜单栏中的 “ 工具 ”——“ 选项 ” ,再点击 “ 编辑 ” 选项卡。选项中 “ 编辑选项 ” 下的 “ 保持格式跟踪 ” 复选框,然后选中 “ 标记格式不一致错误 ” 复选框。然后点击 “ 确定 ” 。

3. 计算所有相同格式文字的字数

   现需要计算一篇 Word 文档中所有具有某种格式的文字的字数,这要通过两个步骤来实现,一是选中所有具有此格式的文字,第二就是统计它们的字数了。方法如下:

   先打开 “ 样式和格式 ” 任务窗格,然后在文档中单击此格式的文字,然后在 “ 样式和格式 ” 任务窗格中单击 “ 全选 ” ,这样一来,所有这种格式的文字就全部被选中了,下一步很简单了,用 Word 的统计字数功能统计出它们的字数就可以了。

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