最近，小贾碰到了一个难题，事先编辑好的一张
Excel 表格，恰好容纳在一张 B4 纸上，现在需要将纸型改为 A4
，但仍要打印在一张纸上，这可让小贾犯难了。因为通过缩小字号、调整列宽、行距等常规手段将文件缩小到 A4
的纸面上，实在有些麻烦。于是，小贾选择了一个笨办法，将表格打印到 B4 纸上，再使用复印机缩小到 A4 纸上。
其实，当遇到这样的问题时，大家不必如此兴师动众，因为我们有以下简单的处理方法。
让 Excel
按照纸张的宽度和高度打印
1. 启动 Excel ，打开需要的工作簿文件，单击相应的工作表。
2. 在 “ 文件 ” 菜单上，单击 “ 页面设置 ” ，再单击 “ 页面 ” 选项卡。
3. 在
“ 纸张大小 ” 框中，将原来的 B4 设置为 A4 ，然后在 “ 缩放 ” 栏下，选中 “ 调整为 ” ，将 “ 页宽 ” 和 “
页高 ” 两个输入框中的数字都设为 “1” （图 1 ）。
4. 单击 “ 确定 ” 按钮。现在，再打印这张 Excel 表格，一张 A4
纸即可容纳下整个表格内容了。实际上，在进行上述设置后， Excel 会按照需要缩小打印图像和文本。具体的缩小百分比，可以通过打开 “
页面设置 ” 对话框，在 “ 页面 ” 选项卡上的 “ 缩放比例 ” 框中查看。如果文件中有手动分页设置，那么在使用 “ 调整为 ”
选项后，它们将被忽略。
让 Word 按纸张大小 “ 缩放 ” 打印
小贾遇到的问题是 Excel 表格的 “ 缩放 ” 打印，如果你编辑的 Word
表格遇到了同样的问题，解决的办法与 Excel 有所不同。具体方法如下：
1. 启动 Word ，打开需要的文档。
2. 在 “ 文件 ” 菜单中，单击 “ 打印
” 命令。
3. 在 “ 缩放 ” 栏的 “ 按纸张大小缩放 ” 框中，选择 “A 4” 纸型（图 2 ）。
4. 单击 “ 确定 ” 按钮。
当为了打印而 “ 缩放 ” 文档时，改动只发生在打印时，
Word 并未更改文档本身的设置，这一点与 Excel 不同，因为 Excel 同时改变了对工作表的设置。对 Word
而言，上述过程仅调整本次打印的文档比例。若要以这种方式调整所有打印时段的文档比例，可在 “ 工具 ” 菜单上单击 “ 选项 ”
，然后单击 “ 打印 ” 选项卡，选中 “ 允许重调 A4/Letter 纸型 ” 项。
让
打印机 自动按纸张大小打印
或许，你编辑表格所用的软件没有提供 “ 缩放 ”
打印的功能，比如有的财务软件生成的 B4 纸型的会计报表怎样打印到 A4
纸上呢？此时，我们可以直接求助所用的打印机，将打印机设置为缩小打印。现在，我们以 EPSON Stylus Photo 1290
打印机（ 操作系统 为 Windows XP SP2 ）为例进行说明。
1. 单击 “ 开始 ” ，选择 “ 设置
” ，单击 “ 打印机和传真 ” 。
2. 右键单击 EPSON Stylus Photo 1290
打印机，然后选择快捷菜单中的 “ 属性 ” 。
3. 在 “ 常规 ” 选项卡中单击 “ 打印首选项 ” 按钮。
4. 进入 “ 版面 ” 选项卡，勾选 “ 缩放 ” 项，同时选中 “ 充满 ” ，然后在 “ 输出纸张尺寸 ”
框中选择 A4 纸型。
5. 依次单击 “ 确定 ” 按钮，关闭各个对话框。
经过上述设置之后，当进行打印时，系统将自动对打印的内容进行 “ 缩放 ” 以便将它打印在 A4
纸上。特别要提醒大家的是，如果以后不需要将打印内容 “ 缩放 ” 到 A4 纸上，需要按上述操作取消对 “ 缩放 ”
项的选择，否则打印机将一直进行 “ 缩放 ” 打印。
将文档进行 “ 缩放 ”
打印既省去了调整的麻烦，又能够减少纸张的浪费，何乐而不为呢？
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